Interne Kommunikation in IT-Projekten: Von der Balance zwischen Ergebnis- und Prozesskommunikation

Interne Kommunikation in IT-Projekten umdenken

Es sind Menschen, Mitarbeitende aber auch externe Beratende, die ein Projekt bewegen. Und es sind Menschen, denen später die Ergebnisse von IT-Projekten dienen sollen.  Somit ist recht schnell klar woran sich die Projektkommunikation ausrichten muss: an den Bedürfnissen, Fähigkeiten, Fertigkeiten und am Kontext der Projektmitarbeitenden und der Zielgruppen des Projekts.

Ein modernes Verständnis von interner IT-Projektkommunikation setzt heute auf Prozesskommunikation und nicht nur auf Ergebniskommunikation. IT-Projekte entwickeln sich je nach Phase schnell und dynamisch. Selbstverständlich wollen Mitarbeitende über Ergebnisse informiert werden. Der Dynamik von IT-Projekten und den interne Informationsbedürfnissen wird diese Form der Kommunikation nicht gerecht. Mehr noch, sie sorgt langfristig für Unsicherheit und Misstrauen.

Mitarbeitende wollen heute laufend über den Projektfortschritt und -hintergünde auf dem Laufenden gehalten werden. Nur so können sie sich eine Vorstellung von der Entwicklung eines IT-Projekts machen und die Konsequenzen in ihren Kontext einordnen. Und nur so können sie das Vertrauen in den Projektprozess, die Ziele und die Beteiligten des Projekts erhalten aber auch aufrecht halten.

Für die interne Projektkommunikation bedeutet das:

• frühzeitig informieren und erklären, selbst wenn noch keine Ergebnisse vorliegen,
• offen Bekanntes, aber auch Unbekanntes kommunizieren.

Konsequenterweise muss sich eine Organisation dabei auch mit ihrem eigenen Umgang mit Unsicherheit auseinandersetzen. Was für viele Organisationen in IT-Projekten mit einem Kulturwandel verbunden ist. Wird doch heute erfahrungsgemäss erst dann kommuniziert, wenn sichere Ergebnisse vorliegen. Dies führt jedoch häufig zu viel Unsicherheit und Gerüchten auf Seiten der Zielgruppen, da in der Zeit zwischen dem einen und anderen Ergebnis meist Wochen, wenn nicht Monate vergehen.

IT-Projekte in Geschichten denken und kommunizieren

Mit Geschichten / Storytelling können die komplexen Bedingungen von IT-Projekten auch auf lange Sicht für Mitarbeitende verständlich gemacht werden. Selbst wenige Informationen können so auf Dauer Teil einer Geschichte sein, die eine Fortschreibung und ein Ende hat. Der Vorteil von Geschichten: sie sind anschaulich, glaubwürdig, sinnlich, sie beziehen ein, sie halten das Interesse aufrecht und formen das Miteinander. Aus Geschichten können Mitarbeitende auch lernen und gemeinsam ein neues Verhalten entwickeln.

Die Balance zwischen Ergebnis- und Prozesskommunikation halten bedeutet also:

• den Umgang mit Unsicherheit kommunikativ meistern,
• und in Geschichten denken und kommunzieren,
• Ergebnisse, auch Teilergebnisse immer als Teil eines ganzen Prozesses / einer Geschichte sehen.

Prozesskommunikation konkret

Prozesskommunikation heisst ein Projekt von Anfang bis Ende begleiten. Die verschiedenen Aspekte eines Projektsprozesses und die dazugehörenden Arbeiten und Beiteiligten im Kontext einer ganzen Geschichte (Ziele und Vision) sehen. Das Ende der Geschichte ist das Ziel, das mit dem Projekt erreicht werden soll. Getreu mit dem Motto «der Weg ist das Ziel», orchestriert die Prozesskommunikation den Weg, auf dem diverse Ergebnisse (Erfolge stehen).